【必見】個人で行える業務効率化まとめ

2020年4月12日

こんにちは！たけのこさんです。

そんな私が普段行っている業務効率化をまとめてみました！
読んでる皆さんのためになれば幸いです

では、確認していきましょう

業務効率化とは

まずはじめになぜ、業務の効率化が必要であるかを考えました。
いろいろな考えがあるかもしれませんが目指すところは１箇所ですよね。

業務効率化の最終目標は残業を減らすことであると考えました

残業を減らすための業務の効率化には2つの観点で取り組むことが必要であると考えます。

どちらの観点でも仕事に対する時間を削減させることが重要です！
次の題目ではそれぞれの観点をより深く掘り下げてみます。

効率化1：業務を減らす

観点１の業務を減らすという考えを掘り下げてみます。
私の普段行っている内容で2つ紹介します！

必要業務の取捨選択

日々行っている業務ですが本当に必要ですか？
また、毎日行う必要ありますか？

あまり考えずに業務を行っていることが多いように見受けられますが、業務の取捨選択を行いましょう！

やっている理由もわからない昔からの業務などがあったら思い切って断捨離してしまいましょう！
探してみると断捨離しても良い業務が見つかりますよ！

同僚と業務調整を行う

同僚の中で業務量のバランス調整されていますか？
バランスがおかしい場合は同僚と業務調整を行いましょう！

作業のバランスの相談をすれば同僚も頷いてくれるはずです。

最終手段としては上司を頼るという手もあります。
頼れるものは頼っていきましょう

行動を起こさないと何事も変わらないので行動を起こすようにしましょう！

効率化2：業務スピードを向上させる

観点２の業務スピードを向上させる考えを掘り下げてみます。
業務の習熟をのぞいて、個人の工夫で業務スピードを向上させる方法を２つ紹介します！

ショートカットキーを覚える

普段パソコンを操作してますよね？
業務スピードの向上の1つ目はショートカットキーを覚えることが挙げられます。

Windowsで例をあげますが
簡単なところからいうとコピー、ペーストなど
上級者向けにいうとIEのタブ遷移やアプリケーションの終了など
あげられます。

プログラミングを勉強する

プログラミングと業務効率化は関係ないと思ってますか？
実は、プログラミングを制するものは業務を制するんです！

私も本業はプログラマーではないのですが、プログラミングで部内の業務を効率化させ、年間200時間の削減に成功しました。

効率化を行う際のおすすめの言語は以下です

VB系の言語がおすすめな理由

会社でWindowsOSを使っていることが多いと思います。
Excelを使ってる企業も多いですよね？

ExcelのマクロやVBのシェルスクリプトを作成することで日々の業務が格段にスピードアップします！

マクロから習得を始めるとわかりやすいと思います。
以前に書いた記事で初心者の習得順をまとめてますので紹介しますね！

Web系言語がおすすめな理由

部門内にWebサーバを構築する！
おすすめです！

全部、私の会社で実現しています。自分で作成することにより自分好みのチューニングができるためおすすめです。
何より効率化につながります！スケジュール管理をWebにすることにより管理の手間が削減されました！

興味のある人はHTMLとCSSから学習してみましょう！

まとめ

いかがだったでしょうか？
業務効率化について私が実行している内容の紹介をしてみました。

いろいろ紹介してきましたが重要なことは

だと思います。思い立った日が吉日なのでこの記事を読んだ人はひとまず行動を起こすようにしましょう！

ではまたの記事で！